Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần được tổ chức nhằm tổng kết hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; định hướng phát triển công ty và thông qua các quyết định quan trọng của công ty. Vậy cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành như thế nào theo quy định của pháp luật hiện hành. Hãy cùng Luật Hà Sơn Bình tìm hiểu về quy định của pháp luật cũng như trình tự, thủ tục để tổ chức một cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong khuôn khổ bài viết dưới đây. 

1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là gì?

– Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan tập hợp tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết trong công ty. Mọi vấn đề trong công ty đều phải được Đại hội đồng biểu quyết hoặc thông qua. 

– ĐHĐCĐ họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, ĐHĐCĐ có thể họp bất thường theo quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020. 

2. Đặc điểm của một cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

2.1. Điều kiện tổ chức cuộc họp

Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể như sau: 

“1. Cuộc họp ĐHĐCĐ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. 

2. Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành (không có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số biểu quyết) thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp ĐHĐCĐ lần thứ hại được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số biểu quyết trở lên, tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

3. Trường hợp cuộc họp ĐHĐCĐ lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành thì thông báo mời họp lần thứu ba được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty khôngc ó quy định khác.”

Lưu ý: Cuộc họp ĐHĐCĐ lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

2.2. Địa điểm tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ

Địa điểm họp ĐHĐCĐ được xác định là nơi chủ toạ tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam. 

2.3. Thành phần tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ

Tất cả cổ đông của công ty. 

2.4. Thời gian tổ chức cuộc họp

ĐHĐCĐ phải họp thường niên trong thời hạn 04 thángg kể từ ngày kết thúc năm tài chính, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. HĐQT quyết định gia hạn họp ĐHĐCĐ thường niên trong trường hợp cần thiết nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. 

2.5. Nội dung cần thảo luận và thông qua trong cuộc họp

Nội dung họp ĐHĐCĐ được quy định cụ thể tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 bao gồm: 

– Kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; 

– Báo cáo tài chính hàng năm; 

– Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của HĐQT và từng thành viên của HĐQT; 

– Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của HĐQT, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; 

– Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên; 

– Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại; 

– Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền. 

2.6. Các công việc cần thực hiện để họp ĐHĐCĐ

Khoản 5 Điều 140 Luật doanh nghiệp 2020, người triệu tập họp ĐHĐCĐ phải thực hiện các công việc sau đây: 

– Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp (được quy định cụ thể tại điều 141 LDN)

– Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;

– Lập chương trình và nội dung cuộc họp (được quy định cụ thể tại điều 142 LDN)

– Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;

– Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;

– Xác định thời gian và địa điểm họp;

– Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp (được quy định cụ thể tại điều 143 LDN)

– Công việc khác phục vụ cuộc họp.

3. Trình tự tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ

HĐQT triệu tập họp ĐHĐCĐ thường niên và bất thường. Việc lên kế hoạch và tổ chức do người triệu tập họp ĐHĐCĐ thực hiện. Một cuộc họp ĐHĐCĐ sẽ được tiến hành theo trình tự sau đây: 

Bước 1: Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp 

Danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp ĐHĐCĐ nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn. 

Bước 2: Chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp 

Người triệu tập ĐHĐCĐ sẽ chuẩn bị nội dung cuộc họp. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định tại khoản 2 Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020 có quyền kiến nghị vấn đề được đưa vào chương trình họp ĐHĐCĐ. 

Lưu ý: Kiến nghị phải bằng văn bản và được gửi đến công ty chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác. 

Bước 3: Mời họp ĐHĐCĐ 

Người triệu tập họp ĐHĐCĐ phải gửi thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. 

Bước 4: Đăng ký cổ đông dự họp 

Cổ đông, người đại diện theo uỷ quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, uỷ quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua một trong các hình thức sau:

– Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp; 

– Uỷ quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp; 

– Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tiếp, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác; 

– Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử; 

– Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty. 

Bước 5: Khai mạc và tiến hành bầu chủ toạ, thư ký và ban kiểm phiếu. 

Bước 6: Tiến hành cuộc họp.

Trên đây là toàn bộ nội dung về quy định của pháp luật để tiến hành một cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Hi vọng những chia sẻ của chúng tôi sẽ hữu ích cho bạn đọc trong việc tham khảo và áp dụng pháp luật, hãy cùng Luật Hà Sơn Bình tìm hiểu các thông tin hữu ích về pháp luật.
Với tiêu chí:
+ Luôn luôn “Tận Tâm”
+ Giữ trọn “Chữ Tín”
+ Đem lại “Hiệu Quả” tối ưu nhất
Với dịch vụ tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại trực tuyến, chúng tôi mong muốn được góp phần nhỏ bé để tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật, đưa từng quy định, đưa dịch vụ Luật sư đến mọi người – mọi nhà!
Chúng tôi mong muốn bất cứ người dân nào, khách hàng nào cũng có thể sử dụng dịch vụ pháp lý, dịch vụ Luật sư, kể cả là những người ít có điều kiện nhất, xa xôi một cách tốt nhất, kịp thời nhất!
Thông tin chi tiết: https://luathasonbinh.vn/
https://www.facebook.com/hasonbinhlawfirm
Hotline: 19006193 /0865 111 218.