Hồ sơ, tài liệu của người nước ngoài muốn được công nhận và sử dụng tại Việt nam phải thông qua thủ tục Hợp pháp hoá lãnh sự. Vậy Hợp pháp hoá lãnh sự là gì? Và trình tự, thủ tục thực hiện hợp pháp hoá lãnh sự như thế nào? Hãy cùng Luật Hà Sơn Bình tìm hiểu trong khuôn khổ bài viết dưới đây.

1. Căn cứ pháp lý 

• Nghị định 111/2011/NĐ-CP về Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp lãnh sự ngày 05/12/2011.
• Thông tư 01/2012/TT -BNG Hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hoá lãnh sự ngày 20/03/2012.

2. Hợp pháp hoá lãnh sự là gì?

Khoản 2 Điều 2 NĐ 111/2011/NĐ -CP quy định: “Hợp pháp hoá lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.

Theo đó, Hợp pháp hoá lãnh sự chỉ chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu. 

3. Các loại giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hoá lãnh sự

Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG quy định về các loại giấy tờ, tài liệu không được Hợp pháp hoá lãnh sự như sau:

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xoá nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự. 
• Giấy tờ tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có chữ kí, con dấu không phải là chữ kí gốc, con dấu gốc  đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc. 
• Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho nhà nước Việt Nam.

4. Các loại giấy tờ, tài liệu được miễn Hợp pháp hoá lãnh sự

Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định về các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hoá lãnh sự như sau: 

• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

• Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

5. Trình tự, thủ tục Hợp pháp hoá lãnh sự

– Hồ sơ gồm: 

• 01 Tờ khai Hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu; 
• Xuất trình bản chính Giấy tờ tuỳ thân của người nộp hồ sơ: bao gồm CCCD, hộ chiếu hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; 
• 01 bản chụp giấy tờ tuỳ thân của người nộp hồ sơ: bao gồm CCCD, hộ chiếu hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hoá lãnh sự đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận; (Lưu ý: trường hợp giấy tờ, tài liệu có từ hai tờ trở lên phải được đóng giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó). (*)
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hoá lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên (**)
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu  tại (*) và (**) để lưu tại Cơ quan đại diện. 
• Trường hợp hồ sơ đề nghị Hợp pháp hoá lãnh sự được gửi qua đường bưu điện thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ, số điện thoại người nhận.

– Trình tự, thủ tục nộp hồ sơ: 

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ tài liệu nêu tại 5.1. Người yêu cầu thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Nộp hồ sơ 

Người thực hiện Hợp pháp hoá lãnh sự có thể lựa chọn thực hiện thủ tục Hợp pháp hoá lãnh sự tại Bộ ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

• Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
• Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
• Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh.

Bước 3: Trả kết quả

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này.

Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Cùng Luật Hà Sơn Bình tìm hiểu các thông tin hữu ích về pháp luật.
Với tiêu chí:
+ Luôn luôn “Tận Tâm”
+ Giữ trọn “Chữ Tín”
+ Đem lại “Hiệu Quả” tối ưu nhất
Với dịch vụ tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại trực tuyến, chúng tôi mong muốn được góp phần nhỏ bé để tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật, đưa từng quy định, đưa dịch vụ Luật sư đến mọi người – mọi nhà!
Chúng tôi mong muốn bất cứ người dân nào, khách hàng nào cũng có thể sử dụng dịch vụ pháp lý, dịch vụ Luật sư, kể cả là những người ít có điều kiện nhất, xa xôi một cách tốt nhất, kịp thời nhất!
Thông tin chi tiết: https://luathasonbinh.vn/
https://www.facebook.com/hasonbinhlawfirm
Hotline: 19006193