Văn phòng đại diện là một trong những đơn vị phụ thuộc của Công ty, tuy nhiên khác với loại hình đơn vị phụ thuộc khác Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.
Tìm hiểu về Văn phòng đại diện của Công ty
Văn phòng đại diện là gì?
Theo quy định Luật Doanh nghiệp năm 2020: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp”.
Như vậy, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, không hoàn toàn độc lập mà chỉ là đơn vị phụ thuộc của công ty.
Chức năng của văn phòng đại diện:
- Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.
- Văn phòng đại diện là nơi liên lạc tiếp nhận; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
- Trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đối với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện nếu được Công ty ủy quyền.
Ưu nhược điểm của văn phòng đại diện
Ưu điểm: VPĐD không phát sinh kinh doanh nên không mất thuế môn bài; Công ty có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố; Công ty có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài (tuân thủ quy định pháp luật tại nơi đặt trụ sở).
Nhược điểm là không phát sinh được việc kinh doanh tại văn phòng đại diện
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện:
- Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” – Đáp ứng theo điều 40 Luật doanh nghiệp 2020.
- Địa chỉ của văn phòng đại diện công ty không được đặt tại nhà tập thể hoặc nhà chung cư.
- Không được ghi nhận theo ngành nghề kinh doanh của Công ty.
Nội dung hoạt động VPĐD có thể ghi trong hồ sơ đăng ký như sau: Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập VPĐD người nộp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP gồm:
- Thông báo lập văn phòng đại diện theo mẫu;
- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập VPĐD;
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao chứng thực CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
- Bản sao chứng thực CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
Trình tự nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp. Nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Lệ phí nhà nước: 100.000 đồng.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi VPĐD đặt trụ sở sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, nếu chưa đủ điều kiện cấp sẽ ra Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ.
- Kết quả có thể nhận trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở hoặc nhận qua đơn vị chuyển phát.
- Công ty có thể khắc dấu cho Văn phòng đại diện nếu cần.
Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Thời hạn thực hiện thủ tục thành lập
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Treo biển tại văn phòng đại diện
Biển hiệu có các thông tin: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản.
Thuế môn bài của văn phòng đại diện
Theo quy định của pháp luật thì văn phòng đại diện không được hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo đó, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.
Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện
Căn cứ vào khoản 3, Điều 7 Quyết định 595/QĐ-BHXH được sửa đổi bổ sung tại Khoản 1 Điều 1 Quyết định 888/QĐ-BHXH năm 2018 quy định về địa bàn đóng BHXH.
“Đơn vị đóng trụ sở chính tại địa bàn tỉnh nào thì đăng ký BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của BHXH tỉnh.
Chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn nào thì đóng BHXH tại địa bàn đó hoặc đóng tại công ty mẹ”.
Như vậy nhân sự của văn phòng đại diện bắt buộc đóng BHXH tại địa bàn tỉnh nơi đặt trụ sở công ty mẹ.
Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn VAT không?
Vì văn phòng đại diện không phát sinh hoạt động kinh doanh nên không phát hành và xuất hóa VAT.
Người đứng đầu văn phòng đại diện
Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc công ty hoặc người được giám đốc công ty bổ nhiệm.
Trên đây là nội tư vấn của Luật Hà Sơn Bình về thủ tục thành lập văn phòng đại diện năm 2023. Nếu còn vướng mắc hoặc có nhu cầu thực hiện thủ tục, quý khách hàng vui lòng liên hệ hotline: 19006193 để được hỗ trợ và tư vấn cụ thể, chi tiết hơn.
Cùng Luật Hà Sơn Bình tìm hiểu các thông tin hữu ích về pháp luật.
Với tiêu chí:
+ Luôn luôn “Tận Tâm”
+ Giữ trọn “Chữ Tín”
+ Đem lại “Hiệu Quả” tối ưu nhất
Với dịch vụ tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại trực tuyến, chúng tôi mong muốn được góp phần nhỏ bé để tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật, đưa từng quy định, đưa dịch vụ Luật sư đến mọi người – mọi nhà!
Chúng tôi mong muốn bất cứ người dân nào, khách hàng nào cũng có thể sử dụng dịch vụ pháp lý, dịch vụ Luật sư, kể cả là những người ít có điều kiện nhất, xa xôi một cách tốt nhất, kịp thời nhất!
Thông tin chi tiết: https://luathasonbinh.vn/
https://www.facebook.com/hasonbinhlawfirm
Hotline: 19006193
